KIÉ AZ IDŐD? 2.

Nemrégiben tettem közzé a témában első; itt megtettük az első kritikus lépéseket a vágyott, jobb időmenedzsment felé. Folytassuk képzeletbeli utunkat, időkormányunk virtuális átvételét. Megnézzük, hogy a tervezésnél milyen egyéb szempontok játszanak jelentős szerepet, hogy számít-e, mely teendőinket a nap mely részére tervezzük, hogy hogyan szabadulhatunk meg a halogatás terhe alól és még egy érdekes teóriával, módszerrel is megismerkedhetünk.

Mindennek megvan a maga ideje

A priorizálás fontosságáról már a korábbi blogomban szót ejtettünk, de mégis mi alapján állítjuk fel azt a bizonyos fontossági sorrendet? A határidők döntik el, a főnökünk útmutatása vagy egyéb tényezők, emberek irányítják tetteinket? Van, és remélem, most már egyre többször van olyan, hogy mi döntjük el, mely munkánkat mikor végezzük el.

Egy nap tervezése során vegyük figyelembe az energiacsúcsainkat. Mindenki tudhatja magáról, hogy melyek azok a napszakok, amelyek számára alkalmasabbak az összetettebb gondolkodást igénylő munkákra. Egyeseknek ez a reggeli órákban van, míg másoknak az éjszaka közepe; nem vagyunk egyformák. Amennyiben tudatosan, energiafluktuációinktól függően tervezzük be az egyes teendőinket, gyorsabban, hatékonyabban érjük majd el céljainkat.

Először vizsgáljuk meg a teendőinket, melyek a komplexebbek és melyek a rutin munkák? Nyilván egy előadást összeállítani, egy cikket megírni nem ugyanolyan kihívás, mint egy igen/nem választ igénylő e-mailt megválaszolni! Tervezzük az adott feladatot a megfelelő helyre és ezzel időt is nyerünk, nem is keveset! Én a magam példájából is tudom, ha nem reggelre teszem az írásaim elkészítését, akkor akár háromszor annyi időt is tölthetek ugyanazzal a feladattal. Az olvasás (input) tekintetében pont fordítva vagyok, inkább az este, a délután a legjobb időszak az információk „felszívására”. Amennyiben a tervezéseinknél figyelembe vesszük a természetes energiafluktuációinkat, időt nyerünk, pontosabban nem vesztegetjük el értékes óráinkat!

A halogatás

Egyik coaching ülésem során, a halogatás volt a leküzdendő, megoldandó kérdéskör az egyik ügyfelem számára. A beszélgetés során az ügyfél a következőket mondta: „a munkám 1-2%-át tolom rendszeresen magam előtt, de az energiám 60%-át veszi el tőlem az, hogy rá gondolok, hogy zavar, hogy nem készült még el; állandóan foglalkoztat, itt zizeg a fejemben”.

Sok oka lehet annak, hogy miért halogatunk; rossz időmenedzsment, gyenge önbizalom, túlterheltség, gyenge priorizálási képesség, érdeklődés hiánya (egyszerűen untat vagy nem érdekel a feladat) vagy éppen a maximalizmusunk. A halogatással, azon kívül, hogy az adott munkát nem végezzük el, egyéb nem kívánt tényezők is együtt járnak. Amikor halogatunk, időt lopunk önmagunktól! Igen, elraboljuk magunktól az időt, hisz arra gondolunk, hogy nem csináljuk meg a feladatunkat, okokat, kifogásokat gyártunk és végül, amikor már nagyon feszít a határidő, nagy stressz mellett megtesszük, amit kell. Helyette tervezetten, időben elvégezhetnénk a feladatunkat és ezzel rengeteg életerőt feleslegesen elszívó időt, energiát spórolhatunk meg! Hogyan kerekedjünk fölül ezen a destruktív viselkedésen? Íme, néhány tipp, próbáljunk ki néhányat és az eredmény nem marad el:

  • a nagyobb, összetettetőbb feladatokat, osszuk kisebb részfeladatokra rész határidőkkel
  • vizsgáljuk meg, mik szoktak megzavarni a munkákban, milyen a halogatási rutinunk? (ha kell, kapcsoljuk ki az automatikusan felugró üzeneteket, hozzunk létre olyan munkakörnyezetet, amely segíti az összpontosításunkat)
  • motiváló emberek társaságát keressünk
  • találjunk egy „sorstársat”, a motivációt nagyban befolyásolhatja, ha többen dolgoznak ugyanazon célért
  • ne legyünk restek külső segítséget kérni, ha szükségesnek érezzük
  • tisztázzuk magunkban a valós céljainkat; ez a mi utunk, érdekel az, amivel foglalkozunk, ezt szeretnénk csinálni?

Mindenki kiválaszthatja azt, hogy önmaga számára melyek működnek a fentiek közül. Egy biztos: kezdjük azzal, hogy nem komplikáljuk túl a dolgokat, csak belevágunk!

Mi köze egy befőttes üvegnek a jó időgazdálkodáshoz?

A végére hagytam az egyik legérdekesebb módszert, amely számomra alap a napi tervezés során. Először is képzeljünk el egy szép nagy befőttes üveget! Megvan? A cél, hogy töltsük, rakjuk tele az adott dolgokkal. Mik ezek: homok, víz, pingpong labda és kavics. Kezdjük azzal, hogy annyi pingpong labdát rakunk üvegünkbe, amennyit csak tudunk. Még nincs tele, hisz van még ki nem töltött tér az üvegünkben. Szórjunk bele annyi kis kavicsot, amennyit csak tudunk, majd jön a homok, szintén amennyi belefér. Rázzuk meg, úgy tűnik, tele van? Ekkor még töltsünk hozzá annyi vizet, amennyi még lehetséges. Na, most már tele van!

A befőttes üveg jelképezi a példánkban az időt (lehet ez egy nap, egy hét vagy akár egész életünk). A pingpong labdák azok a dolgok, célok, amelyek a legfontosabbak nekünk; emberek, feladatok, eszmék, bármi, ami nagyon meghatározó számunkra, számít nekünk! Ezek azok a dolgok, amiket először bele kell illesztenünk, terveznünk életünkbe. A kavicsok azokat a tényezőket jelképezik, amelyek fontosak, de messze nem annyira, mint az előző kategória elemei; ezekkel akarunk és kell is foglalkoznunk, de nincsenek a prioritási listánk legfelső fokain. A homok jelképezi, a kisebb, hétköznapi dolgainkat. A víz pedig minden egyéb tényező az életünkben, az élet apró-cseprő velejárói.

Amennyiben túl sok a víz és homok a képzeletbeli befőttes üvegünkben, akkor kevesebb hely jut a pingpong labdáknak, a számunkra legfontosabb dolgoknak. Kezdjük életünket a jelentős, számunkra fontos tényezők köré tudatosan tervezni, akár a napi tervezésünknél. Előbb azokat a teendőket építsük be, amelyek a leglényegesebb (lehet az munka és magánéleti kérdés is).

Képzeljük el, ha fordítva kezdtük volna feltölteni a befőttes üvegünket? Nagyon hamar tele lett volna, még messze a leglényegesebb tényezők belehelyezése előtt. Eltelt volna az idő úgy is, „csak” a lényeg maradt volna ki.

Mi döntjük el, hogy minek, milyen szerepet szánunk életünkben! Ha gyermekünk napi iskolai, óvodai élményét meséli el, az a mi döntésünk, hogy felveszünk-e egy teljesen jelentéktelen telefonhívást. Ha már beterveztünk egy „énidőt” önmagunk számára és hagyjuk, hogy ezt bárki felrúgja alapos indok nélkül, az is a mi döntésünk! Amennyiben nem mérlegeljük, hogy melyek is a mi saját napjaink pingpong labdái, nem ezek szerint tervezzük be napunkat, hetünket, úgy érezzük majd, hogy nem értük el céljainkat, csak elszaladt az idő és nem tudjuk, hogy tulajdonképpen mivel.

Gondoljuk át, hogy holnaptól hogyan töltjük fel azt a „befőttes üveget”, mit teszünk bele és milyen sorrendben.

És még egy dolog így a végére: ajándékozzuk meg magunkat mindig az ilyen utak során; tiszteljük, értékeljük önmagunkat, teljesítményünket! Ha mi nem tesszük ezt meg, mástól se várjuk el!

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Google+ kép

Hozzászólhat a Google+ felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

w

Kapcsolódás: %s