Időbeosztásról, gyakorlatiasan, egy kicsit másképp…

Kenyeres András

Miért is szeretnénk jobban beosztani napunkat? Azért, hogy valamit ne tegyünk vagy azért, hogy több időnk jusson új dolgokra? Esetleg mindkettő okból? Nem érezzük talán elég hatékonynak magunkat, hetek telnek úgy el, hogy nem emlékszünk arra, mi történt velünk? A közösségi médiákon nap, mint nap látjuk, hogy ismerőseink jobbnál jobb helyeken nyaralnak, síelnek, remek vacsorákat esznek, épp színházban vannak és villognak a szikrázó képeken? Biztos nálunk van a hiba; vagy mégsem? Ilyenkor úrrá lehet rajtunk az az érzet, hogy mi bizony lemaradtunk valamiről! Pedig jobb, ha tudatában vagyunk annak, hogy nem lehet mindig mindenre időnk! Fizikai képtelenség egyszerre több életet élnünk, nem lehetünk egyszerre szexi feleség, nagymamákat megszégyenítő háztartásbeli, karrierépítő vezetőnő, tökéletes anya és magunkkal mindig elégedett boldog nő, bármennyire is sulykolja ezt a napi információs zivatar! De törekedhetünk arra, hogy létrehozzunk egy olyan számunkra jobb életet, amely elégedettség érzetével tölt el bennünket, ahol nem a média mutatja a fő irányt, ahol a lehetőségeink keretein belül mi döntünk arról, hogy mikor, milyen tartalommal kívánjuk megtölteni életünket?

Csak semmi kapkodás!

Az első lépésben ne változtassunk semmin! Az első két hét során gondosan jegyezzük le, mikor, mit csináltunk? Miért? Mert az önmagunkról alkotott kép általában egyáltalán nem fedi a valóságot. Egy érdekes kutatása szerint például, amikor az embereket megkérdezték a mobiltelefon használati szokásaikról, az egyének a ténylegesen mért adatokhoz képest fele „mobilozással” eltöltött időt becsültek, vagyis az elképzeléseikhez képest dupla időt töltöttek az okostelefonjuk képernyője előtt. Először nézzük meg, hogy mi is a kiindulópontunk, mihez képest akarunk változtatni az időbeosztásunkon? Elég, ha csak fő kategóriákat jegyzünk le, és ezeket osztjuk el egy napra óránkénti bontásban. Ezek például a következők lehetnek: alvás, ingázás, gyerekekkel eltöltött idő, sport, tévézés, időtöltés a barátokkal, étkezés, olvasás, illetve bármilyen énidő. Legyenek ezek a hetek a tipikus hetekből valók; ne a nyári szabadságunk heteit jegyezzük le, ha csak nem a nyaralási időbeosztásunkon szeretnénk módosítani?

Mi az, ami számít?

Megvan a kétheti listánk, tudjuk, mikor, mit csináltunk? A következőkben gondoljuk át, hogy mik azok a dolgok az életünkben, amelyek igazán fontosak számunkra, illetve mik azok, amiket meg kell tennünk, kötelezettségeink közé tartoznak? Hozzuk létre a prioritási listánkat! Ezek után hasonlítsuk össze a két eredményt! Mennyiben találkozik az, amit ténylegesen tettünk azzal, amit igazán lényegesnek tartunk, mennyi időt töltünk a prioritásaink élén található tényezőkkel? Ha valamely kategóriában jelentős különbséget találunk a kettő között, például nem jut elég időnk a sportra, akkor itt az ideje, hogy a következő szintre lépjünk!

Tervezzünk!

A fenti összehasonlítás eredményeként tervezzük meg, hogy honnan, hová szeretnénk eljutni, célokat határozunk meg. A tervezésnél vegyük alaposan figyelembe a következőket, a céljaink legyenek:

  • pontosan meghatározottak (nem csak úgy általában sportolni szeretnénk, hanem futni)
  • mérhetők, illetve időben és térben meghatározottak (hetente hányszor, hány órát és hol futunk?)
  • elérhetőek (olyan célt határozzunk meg, amely reális számunkra; ha eddig nem futottunk, ne tervezzünk napi két futással, reálisabb a heti 2 alkalom)
  • számunkra értelmesek (szoros összefüggésben van a prioritási listánkkal)
  • általunk meghatározottak (miénk a cél, nem másét valósítjuk meg)

Ne határozzunk meg túl sok célt egyszerre, elég, ha az elején csak egy-két dologgal kezdünk, de ezek legyenek kihívások számunkra, érezzük, hogy dolgunk van velük, hogy oda kell tennünk magunkat! Továbbá vegyük figyelembe a napi hatékonyságunk mintázatát is; van, akinek reggel működik jobban a kreatív énje, míg másoknak ez az időszak este, vagy délután van. Tervezzük teendőinket úgy, hogy számolunk azzal, mikor vagyunk hatékonyabbak és mikor tanácsosabb az egyszerűbb, szürkeállományunkat kevésbé terhelő dolgokkal foglalatoskodnunk. A tervezéshez még egy fontos tipp: a legjobb, ha terveinket kézzel le is írjuk! Az, hogy saját szavainkkal megfogalmazzuk, leírjuk és látjuk céljainkat, segíteni fog abban, hogy a későbbiekben ténylegesen meg is valósítsuk őket!

Tovább a tettek mezején!

Megvannak a terveink, itt az ideje a kivitelezésnek. Először is használjunk naptárt, hagyományost, vagy a telefonunkat, teljesen mindegy! Ebbe írjuk be napi, heti tervünket! Ne csak a fő megbeszélésinket, másokkal kapcsolatos teendőinket jegyezzük le, hanem azokat is, amik egyedül velünk kapcsolatosak! A naptárunk egy olyan rendszert segít létrehozni, amely könnyen követhetővé teszi időbeosztásunkat, egy jó „barát”, amely emlékeztet, nem ellenség! A másik fontos segítőeszköz a napi lista, amely nyilván szorosan összefügg a naptárunkkal, hiszen a kettőt szinkronban kell tartanunk. A napi teendő listájára is igazak a fenti célkritériumok, maradjunk továbbra is a realitások talaján! Nagyon javasolt, hogy kerüljük azt, hogy egyszerre több dologgal is foglalkozunk, ne osszuk meg figyelmünket, illetve ne engedjük be életünkbe a zavaró tényezőket sem! Biztos, hogy mindig fel kell venni azt a telefont, hogy mindig el kell olvasni a felugró ikonnal alkalmatlankodó e-mailt?

„Tanuljunk meg nemet mondani, hogy legyen időnk az igenekre is”

Ha kell, kérjünk segítséget, mind munkában, mind a magánéletünkben; biztos, hogy mindent nekünk kell megcsinálni abból, amit nap, mint nap végzünk?

Ne felejtsük el megünnepelni sikereinket! Fontos, hogy kellemes érzés társuljon ahhoz, hogy valamit elterveztünk és véghez is vittünk. Ne értéktelenítsük le eredményeinket, hogy „nagy dolog, mások is megcsinálták volna!”. Gondoljunk arra, hogy milyen jó, hogy ki tudtunk zökkenni a komfort zónánkból, meg tudtuk csinálni azt, amit elterveztünk!

Egész biztos, hogy nem fog minden mindig elakadás nélkül menni! Egy új dolgot próbálunk ki az életünkben, az időbeosztásunkon úgy kívánunk alakítani, hogy az nekünk dolgozzon, ne ellenünk! Itt sem az a kérdés, hogy megbotlunk-e az úton, hanem az, hogy milyen gyorsan állunk majd fel? Ne adjuk fel, ha nem megy egyből simán minden, adjunk időt magunknak! Az új szokások kialakításánál az elején talán még úgy sem működnek a dolgok, mint azelőtt, ez most a finomhangolás ideje. Kössük az új dolgokat a már meglévő szokásainkhoz! Úgy tervezzük, lássuk magunk előtt a napunkat, hogy abba szervesen beleilleszkedjen az új elem! A fenti példánkból kiindulva: „hazafelé bevásárolok, megérkezik a család, elkészítjük a vacsorát, eszünk, beszélgetünk, majd miközben Laci megfürdeti a gyerekeket, elfutok a Kossuth utcai játszótérig és vissza”. Ez a képlet természetesen mindenkinél másképp fog kinézni, nem mindenkinél van egy Laci a háznál, de a lényeg, hogy ilyen részletességgel építsük, lássuk a napi tervünket, illetve segítsük magunkat azzal, hogy kikészítjük a futócipőnket korábban és időben lebeszéljük az egészet a mi mindenkori Lacinkkal is!

Készüljünk fel arra, amit nem látunk előre!

Nagyon sok dolog történik meg úgy, hogy azt előre nem láttuk. Egyszerűen annyira bonyolult szövevény maga az élet, annyi döntési ponttal, hogy hiába a legjobb terv, szinte mindig itt, vagy ott közbe jön valami, nem pont úgy aklakulnak a dolgok, ahogy terveztük. Bár nem tudjuk, mik lesznek ezek a tényezők, de felkészülhetünk rájuk úgy, hogy eleve várjuk, tudjuk, hogy előbb vagy utóbb jönni fog és nekünk erre a lehető legjobban reagálnunk kell majd, az adaptációs készségünket állítjuk kihívások elé. Talán ez az egyik olyan jellemző, amely a legfontosabb a tervezési folyamatban. „Ember tervez, isten végez”, tartja a mondás. Mi tervezzünk nyugodtan, de legyünk tudatában annak, hogy nagyon kevés olyan esetet tudunk felmutatni, hogy bármi is pontosan a terv szerint ment végbe. Legyünk nyitottak az újra, az élet meglepetéseire, hisz ez ennek az egész nagybetűsnek talán az egyik lényege!

(A cikk eredeti formájában a HVG Nők Magazinban jelent meg)

#kenyeresconsulting #idobeosztas #coaching #time #management #idogazdalkodas #businesscoach #mentaltrener #gyoztesgondolkodas #kenyeresandras

Hozzászólás