A minap olvastam Saint-Exupery fiatal királycsemetéjéről szóló remekművében egy idézetet, amely így szól: „Az az idő, amit a rózsádra vesztegettél: az teszi olyan fontossá a rózsádat.”
Vajon az az idő, amit mi a kis életünkben a mindennapi aktuális „rózsánkra” vesztegetünk, az megéri az erőfeszítéseket? Olyan szépen fejlődik mindennap, mint egy gondos kezek által nevelt rózsa? Ugyanúgy virágozza be minden napunkat?
Coaching üléseim alatt rendszeres „vendég” az időbeosztásokkal kapcsolatos kihívások kezelése, az egyének számára megfelelő út és módszerek megtalálása. Mire, mennyi időt, hogyan, milyen sorrendben szánjunk? Ritkábban hallhatunk az unatkozás problematikájáról; inkább a „hogyan osszam be időmet, hogy mindenre, mindenkire –beleértve magamat is – időt tudjak szakítani” a fő megválaszolandó kérdés.
Mire kell ez a rengeteg idő? Talán azért vágyjuk ezt a pluszidőt, mert a napjaink jó részével nem mi rendelkezünk? Vagy azért, mert úgy érezzük, hogy rohanó világunkban, amikor a felszínes információ-tornádó valósággal elrepít bennünket, több időre lenne szükségünk a megfelelő döntésekhez? Esetleg, mivel annyi mindenről tudunk, annyi hatás ér bennünket, rengeteg dolgot szeretnénk elérni rövid földi életünk során. Talán itt és most ez mindegy. A lényeg, hogy ha szeretnénk, akkor tehetünk érte, beoszthatjuk időnket úgy, hogy az elégedettséggel töltsön el bennünket!
Nyilván nem lehet minden pillanat „olyan” fontos, értékes az életben. Mindenkinek más a mozgástere, nem mindegy, hogy mennyi az az idő, amit ő oszt be és mennyi, amit mások osztanak be számára. Amit tenni tudunk, hogy javítunk ezen az arányon. Ebben a blogsorozatban sorra vesszük az egyes lépéseket, amelyek segíteni fognak saját időbeosztási kihívásainkban.
A tudatosság, a tervezés az a lépéssorozat, ahol az első és egyben végzetes ütést bevihetjük az idővámpírunk virtuális gyomrába – már ha élhetek ezzel a képzavarral. Nézzük lépésről lépésre, hogyan léphetünk a tettek mezejére:
- A tettek listája (hol állunk most?)
Kiindulásképp fontos látnunk, hogy hol állunk most? Mire, mennyi időt szánunk ténylegesen? Legyünk őszinték önmagunkkal. Ha heti 30 órát TV-zünk, akkor ezt írjuk le. Lényeges, hogy a listánkban legyen benne minden: evés, alvás, edzés, család, munka, utazás. Vizsgáljuk meg, hogy mi is a tényleges mozgásterünk. Vezessük végig 1-2 hetünket részletesen. Mik történnek a különböző napokon, napszakokban? Mikor van több és mikor egyáltalán nincs mozgásterünk? 8-ra bent kell lennünk a munkában; meghatározott időben egyeztetéseink vannak; a gyerekekért iskolába, oviba kell menni: nyilván ezekre kevéssé hathatunk. Viszont vannak időszakok, amikor igenis van mozgásterünk, mi döntjük el, hogyan, mit és milyen sorrendben teszünk?
- A teendők, tervek listája (mit?)
Írjuk sorba, mi az, amit el szeretnénk érni aznap, vagy az adott héten, hónapban! Gondolkodjuk tág keretek között, ez nem csak munkáról szól, benne lesz a magánéletünk is. Állítsunk fel fontossági sorrendet az egyes csoportokon belül a következő négy kategória szerint:
- sürgős, fontos
- nem sürgős, fontos
- sürgős, nem fontos
- nem sürgős, nem fontos
A felső 2 kategória a prioritási listánk élén fog elhelyezkedni. A célunk az, hogy – a tőlünk függő teendők tekintetében – a sürgős, fontos ügyek száma egyre csökkenjen; lehetőleg ezt a helyzetet ne kreáljuk meg önmagunk számára időről időre. A listánk élén a nem sürgős, fontos dolgok fognak elsőként szerepelni.
- Tervezzük meg a napunkat! (mikor?)
Tervezzük meg a napunkat a teendők listája alapján. Ezt lehetőleg még az előző napon vagy héten tegyük meg. Használjunk naptárt! Igen, tudom, ezt mindenki tudja – de legyen, ez fontos! Digitális vagy analóg naptár, mindegy, a lényeg, hogy működjön számunkra. Mire figyeljünk a tervezésnél:
- tervezzük be a teendőre szánt szükséges időt
- számoljunk pufferidővel (ne érjenek össze a lista elemei; van ebédidő, van, hogy két hely között utaznunk, gyalogolnunk kell; van, hogy tudjuk, hogy elhúzódhat egy-egy megbeszélés, stb.)
- tervezzünk be „backlog” időt (ez az, amikor behozhatjuk a lemaradásunkat); ha nincs restanciánk, akkor ezt az időt fordítsuk önmagunkra, legyen ez a „csokiidő”; napi örömmorzsa-pillanatok, egy nem várt ajándék
- a tervezésnél figyeljünk a határidőkre és fix pontokra (ezek általában tőlünk független tételek; eszerint priorizáljunk)
- tervezzük be magánéletünket is (mikor sportolunk, mikor megyünk az iskolába, mikor találkozunk barátainkkal, stb.)
- tervezzük be napjainkba a „nem-tervezett” teendőket (jó kiindulási pont lehet az első lépés során megvizsgált tapasztalatunk; nézzük meg mennyire rendszeres, hogy terveinket felülírják tőlünk független, ad hoc, sürgős feladatok? A tervünket eszerint készítsük el)
Lehet, hogy kicsit gépiesnek tűnik ennyire megtervezni minden percünket, időnket. De működni fog!
- Egyszerre csak egy dologgal foglalkozzunk!
Igen, én is hallottam már a „csodaemberekről” akik száz dologra tudnak egyszerre figyelni. Vannak kivételek, de az az igazság, hogy főleg a munkahelyi kérdésekben a jó időmenedzsment egyik kulcsa, hogy lehetőleg egyszerre csak egy dologgal foglalkozzunk. Vagyis:
- zárjunk ki minden zavaró tényezőt (más, nem használt programok, alkalmazások bezárása; telefon némítása, e-mail rendszer kikapcsolása – tudom, ez drasztikusan hangzik, de szükséges).
- tanuljunk meg nemet mondani (nem kell felvennünk minden telefont, nem kell elvállalnunk minden feladatot)
Ezek az első megkerülhetetlen lépések afelé, hogy megfelelő időt szánjunk arra, ami számít nekünk, legyen az bármilyen „rózsája” is életünknek. Így mi leszünk azok, akik meghatározzuk, hogy mire szánjuk időnk nagy részét, hogy ne csak sodródjunk az árral a zuhatag felé. Tegyük meg ezeket az első lépéseket, érezni fogjuk a változást!